Organizacja wydarze艅 w Hackerspace Tr贸jmiasto

blog-images

Checklista wydarzeniowa

Lista kontrolna pomocna przy organizacji wydarzenia w Hackerspace Tr贸jmiasto.

馃摉 Zawarto艣膰

Podstawy Streaming i nagrywanie Materia艂y marketingowe Promocja Dobre praktyki Linki

馃搵 Podstawy

Zaczynamy oczywi艣cie od pomys艂u zebranym na kanale pomys艂y, Idea Squash, w zwyk艂ej konwersacji lub z potrzeby serca. Te punkty pomog膮 nada膰 mu kszta艂ty:

  • Rodzaj wydarzenia
  • Temat
  • Formu艂a (offline/online/hybryda)
  • Termin
  • Miejsce
  • Uczestnicy (wydarzenie otwarte/tylko dla cz艂onk贸w HS3)
  • Prelegenci (M贸wcy HS3)

馃挌 Pomoc w organizacji

Na Discordzie mamy rol臋 馃コ Ogarniacze wydarze艅, s膮 to osoby kt贸re ju偶 co艣 kiedy艣 (wsp贸艂)organizowa艂y i na pewno pomog膮 w razie w膮tpliwo艣ci.

馃帴 Streaming i nagrywanie

Je偶eli planujemy wydarzenie online warto pomy艣le膰 czy b臋dzie streamowane, nagrywane, czy to jednak zwyk艂e spotkanie na kanale g艂osowym.

  • Platforma/y
    • YouTube-mo偶na zaplanowa膰 odpowiednio wcze艣niej
    • Twitch
  • Internet w przypadku streamowania to minimum 艂膮cze o parametrach: upload 10 Mb/s
  • Czy wydarzenie b臋dzie te偶 nagrane i np. wstawione na nasz YouTube?
  • Osoba techniczna, kt贸ra ogarnie transmisje - @Kacu 炉_(銉)_/炉
  • Sprawny mikrofon!
  • Przeprowadzi膰 testy przed wydarzeniem (1 dzie艅 lub 1h).
  • Grafiki na Youtube-ekran pocz膮tkowy i ekran na przerwy. Takie, kt贸re jest 艂atwy w edycji np w formie prezentacji.
  • Osob臋, kt贸ra b臋dzie odpowiada膰 na zapytania na Discordzie oraz Youtubie.
  • Osob臋, kt贸ra na live sprawdzi, jaka jest jako艣膰 transmisji (g艂os, obraz).
  • Linki do transmisji na YouTube przygotuj i przetestuj kilka dni przed wydarzeniem
    • Umie艣膰 te linki wsz臋dzie gdzie pojawiaj膮 si臋 wzmianki o wydarzeniu

馃梻锔 Materia艂y marketingowe

馃憠 Zadbajmy, 偶eby nasze wydarzenie przyci膮gn臋艂o uwag臋 艂adnymi grafikami (na odpowiedniej licencji) np. z Unsplash. Przyjemnie tworzy si臋 grafik臋 w Canvie

馃憠 Logo Hackerspace Tr贸jmiasto w r贸偶nych formatach i wariantach (hs3_logo_pack.zip ) i tutaj.

馃憠 Swoim lekkim pi贸rem na pewno wespr膮 Pisarze HS3.

  • Grafika (najlepiej pozioma)

    • Meetup - Przynajmniej 1200 x 675 px / mo偶e by膰 wi臋ksza, ale w tych proporcjach.
    • Facebook - grafika na wydarzenie 1200 x 628 px
    • LinkedIn
    • Youtube - na planowania streama (thumbnails) - 1280 x 720 px (dopuszczelne formaty JPG, GIF, PNG) rozmiar poni偶ej 2MB
    • Plakat (mo偶e by膰聽pionowy)
  • Teksty

  • Video

  • Muzyka

馃摚 Promocja wydarzenia

Najlepsze wydarzenia to takie, o kt贸rych kto艣 wie…

Po przygotowaniu materia艂贸w ruszamy w 艣wiat! Promujemy wydarzenia na r贸偶nych platformach, z regu艂y s膮 to:

馃敶 Discord - opiekun 馃コ Ogarniacze wydarze艅

馃敶 Meetup - @Doomhammer, @LeszekM, @Marcin M艂y艅ski, @Dreat

馃敶 LinkedIn - @Doomhammer, @LeszekM, @Marcin M艂y艅ski

馃敶 Facebook - @LeszekM, @Marcin M艂y艅ski

馃敶 Twitter - @Makneta, @Doomhammer

馃敶 Youtube - @Kacu 炉_(銉)_/炉 , @Doomhammer, @LeszekM

鉁嶏笍 Zapisy na wydarzenie

W zale偶no艣ci od formy i wska藕nika amatorsko-profesjonalnego zapisy mog膮 wygl膮da膰 r贸偶nie.

鉁 Okejka pod wiadomo艣ci膮 z informacj膮 o wydarzeniu (przypomnie膰, 偶e odznaczamy jak zmienimy plany, 偶eby nie robi膰 sztucznego t艂umu)

鉁忥笍 Zapisy bezpo艣rednio przez meetup

馃憠 Evenea - do stworzenia zapis贸w na Evenei potrzeba:

  • opis
  • bilety od kiedy do kiedy i po ile
  • liczba miejsc
  • termin wydarzenia z godzinami
  • grafika
  • adres mailowy kontaktowy
  • czy zapisy maj膮 si臋 same akceptowa膰?
  • czy ma by膰 jakie艣 niestandardowe potwierdzenie zapisania si臋 na wydarzenie (idzie automatem)

馃憠 Mix/inny pomys艂

馃崟 Catering

W zale偶no艣ci od d艂ugo艣ci wydarzenia warto pomy艣le膰 o nape艂nieniu brzuszk贸w. Jak okre艣li膰 ile jedzenia b臋dzie potrzebne?

  • Ile czasu trwa wydarzenie?
  • Ile b臋dzie os贸b?
  • Jaki mamy bud偶et?
  • Przek膮ski (ciastka, czipsy) czy mo偶e pizza?

馃 Partnerstwo z innymi organizacjami

Z regu艂y najlepiej wchodzi si臋 we wsp贸艂prac臋 z organizacjami, kt贸re znaj膮 albo HS3, albo kogo艣 z nas osobi艣cie. Dobrymi kandydatami s膮:

  • Firmy
  • Uczelnie
  • Stowarzyszenia/Fundacje
  • Portale/media

Pisz膮c o propozycje wsp贸艂pracy warto zawrze膰 w komunikacji misje i/lub cele wszystkich organizacji/fundacji kt贸re chcemy wesprze膰 podczas danego wydarzenia (w tym Hackerspace Tr贸jmiasto). W ten spos贸b nie trzeba b臋dzie odkr臋ca膰 czyjego艣 wyobra偶enia i 艂atwiej b臋dzie znale藕膰 odpowiednie warunki wsp贸艂pracy.

Checklista komunikacyjna:

  • Czym jest Hackerspace? (zob. opis na LinkedIn, Patronite, etc.)
  • Misja
  • Opis planowanego wydarzenia
  • Cele
  • Czego oczekujemy od patrona?
  • Benefity dla patrona (np. umieszczenie logo na grafikach, wzmianka w mediach, pomys艂y w艂asne)

Niekt贸rzy partnerzy lub sponsorzy oczekuj膮 podsumowania po zako艅czeniu wydarzenia. Zwykle chodzi o statystyki i kr贸tkie podsumowanie, wi臋c warto pami臋ta膰 by sprawdzi膰 ile os贸b wzi臋艂o udzia艂 (zar贸wno na miejscu jak i na transmisjach).

馃摑 Rodo i inne zgody

Potrzebujemy je艣li zbieramy zapisy inaczej ni偶 Meetup i Discord

Najwa偶niejsze zgody:

  • Rodo (przetwarzenia danych)
  • Na umieszczenie wizerunku w celu promocji wydarzenia. Foto z wydarzenia.

Zapytaj @Marcin M艂y艅ski je艣li masz w膮tpliwo艣ci lub potrzebujesz pomocy

Przed wydarzeniem

  • Roz艂贸偶 naklejki i inne materia艂y pami膮tkowo-promocyjne HS3 blisko wej艣cia

Podczas wydarzenia

  • Przywitaj si臋 z uczestnikami
  • Przedstaw Hackerspace Tr贸jmiasto
  • Zapro艣 uczestnik贸w do do艂膮czenia na Discord oraz wsparcia finansowego
  • Baw si臋 dobrze
  • Dziel si臋 pozytywn膮 zajawk膮 z innymi
  • Pami臋taj o robieniu zdj臋膰

Po wydarzeniu

  • Podzi臋kuj uczestnikom
  • Zapro艣 uczestnik贸w na piknik by mogli lepiej nas pozna膰
  • Posprz膮taj
  • Uczcij 艣wietnie wykonan膮 robot臋
  • Podziel si臋 wra偶eniami z reszt膮 spo艂eczno艣ci na Discord (np. kana艂 #wydarzenia-dyskusje)
  • Podzi臋kuj prelegentom w mediach spo艂eczno艣ciowych publikuj膮c zdj臋cia z nimi z wydarzenia

馃摐 Dobre praktyki

Regu艂a R贸wnowagi

Zanim zdecydujesz si臋 wybra膰 termin wydarzenia sprawd藕 w kalendarzu co ju偶 mamy zaplanowane w danym tygodniu i danym miesi膮cu. Za du偶o wydarze艅 w kr贸tkim czasie to nie zdrowo.

Regu艂a Dwojga

Warto by ka偶de wydarzenie (i ka偶dy inny projekt) realizowane przez Hackerspace Tr贸jmaisto mia艂o przynajmniej dwoje lider贸w. Dzi臋ki temu gdy jedna osoba nie mo偶e/zm臋czy si臋/cokolwiek to druga b臋dzie pe艂n膮 moc i pe艂n膮 wiedz臋 by wszystko poprowadzi膰.

Przy okazji, w najgorszym przypadku je艣li tylko dwoje lider贸w pojawi si臋 na wydarzeniu to nie jest to czas stracony, bo przynajmniej te dwie osoby mog膮 sobie pogada膰 i jest z tego jaka艣 korzy艣膰.

Regu艂a Mnemonik贸w

Je艣li robisz wydarzenie cykliczne to warto trzyma膰 si臋 艂atwych do zapami臋tania mnemonik贸w typu “co X miesi膮c w pierwszy/drugi Y miesi膮ca. Przyk艂adowo: Idea Squash jest zawsze w pierwszy wtorek miesi膮ca, Piknik w ostatni pi膮tek miesi膮ca, English Night w co drug膮 艣rod臋.

Trzymaj膮c si臋 tej regu艂y u艂atwiamy te偶 偶ycie sobie, bo nie musimy za ka偶dym razem wybiera膰 terminu wydarzenia. Wiadomo 偶e czasami robi si臋 odst臋pstwa (艣wi臋ta albo inne kolizje), wa偶ne jednak by nie by艂o to za cz臋sto.

Regu艂a Przygotowania

Je艣li wydarzenie wymaga u偶ycia jakiego艣 dodatkowego sprz臋tu (np. impreza robiona w siedzibie partnera kt贸r膮 chcemy streamowa膰) to warto dzie艅 wcze艣niej przynie艣膰, rozstawi膰 i przetestowa膰 ten sprz臋t.

Regu艂a Dokumentacji

Dobre wydarzenie zas艂uguje dobre zdj臋cia. Dobrze prelegenci zas艂uguj膮 na dobre zdj臋cia. Dobry organizator i sponsorzy r贸wnie偶. A uczestnicy? Ju偶 wiesz:) Publikacja zdj臋膰 po wydarzeniu i oznaczanie na nich prelegent贸w czy sponsor贸w daje im poczucie docenienia oraz potrzebn膮 ekspozycj臋. Zw艂aszcza gdy reprezentuj膮 instytucj臋 i/lub sponsora. Z perspektywy organizatora 艂atwiej b臋dzie pozyska膰 sponsor贸w czy publiczno艣膰 w trakcie kolejnych wydarze艅. Zdj臋cia s膮 doskona艂ym portfolio osi膮gni臋膰 organizatora i u艂atwiaj膮 reklam臋, negocjacje sponsorskie i instytucjonalne czy pozyskiwanie patron贸w medialnych. Z perspektywy potencjalnego uczestnika, zdj臋cia z innych imprez lub edycji pomagaj膮 wyrobi膰 sobie wyobra偶enie na temat eventu. To u艂atwia podj臋cie decyzji o uczestnictwie oraz stworzenie racjonalnych oczekiwa艅.

Regu艂a Twarzy

Dobre zdj臋cia zawieraj膮 twarze. Mile widziane s膮 zbli偶enia, pokazywanie gest贸w oraz zaanga偶owanie uczestnik贸w, np. w prac臋 warsztatow膮. Zdj臋cia og贸lne i zza plec贸w, cho膰 si臋 przydaj膮, maj膮 mniejsze znaczenie ni偶 dwa/trzy dobre uj臋cia u艣miechni臋tych twarzy. Twarz膮 firmy, partnera, sponsora czy patrona medialnego jest jego logo. Je艣li da艂 stand, zr贸b mu zdj臋cie. Dobre b臋dzie te偶 zdj臋cie uczestnik贸w ze standem gdzie艣 w tle.